Como Abrir um Café Expresso / Contabilidade [Guia Completo]

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Como Abrir um Café Expresso / Contabilidade [Guia Completo]
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Um dos meios mais fáceis de empreender no ramo de Cafés é através de franquias e quiosques instalados em livrarias, galerias e shopping centers.

Embora a bebida quente seja o carro chefe, versões geladas e/ou misturadas com licores e outros produtos vêm ganhando espaço. Num Café também se vendem sucos variados, refrigerantes, água, salgados diversos, produtos de bomboniere, doces, tortas, etc. Pode-se também oferecer café empacotado (torrado e/ou moído), cafeteiras, louças, CDs/DVDs, livros, obras de arte, etc.

O Café pode agregar outros tipos de negócio como livraria, galeria de arte, sebo de livros usados, centro de estudos, loja de artigos esportivos, loja de roupas, etc.

Melhor local para abrir um Café Expresso

A localização da loja é um fator de grande importância para o sucesso do negócio. Recomenda-se escolher um ponto comercial em local de grande circulação de pessoas.

Preferencialmente onde existam restaurantes, comércios, escritórios, clínicas, consultórios, lojas variadas e outros atrativos. A conveniência, a comodidade e a proximidade do local de venda são fatores fundamentais na escolha da loja para o consumidor.

Um local com grande circulação de pessoas é muito importante para o negócio, por isso a localização de pequenas lojas ou quiosques em centros comerciais, galerias, centros de convenções, shopping centers, empresas, estações de metrô, aeroportos e rodoviárias, parques, clubes, escolas e nas proximidades de hospitais e maternidades, proporcionam a possibilidade de atender mais clientes.

Outro aspecto fundamental é a visibilidade e comunicação visual da loja, onde os clientes devem identificar facilmente a loja e sua proposta de valor e serviços.

Investimento para abrir um Café Expresso

Para uma pequena loja de café expresso, o empreendedor terá que dispor de capital suficiente para os seguintes itens de investimento:

  • Reforma e adaptação do imóvel: inclui placa de identificação e mecanismos de segurança;
  • Um microcomputador completo, software, impressora e impressora de cupom fiscal;
  • Infra-estrutura de comunicação: telefone, internet, site;
  • Móveis, estantes, balcões, prateleiras, refrigeradores e demais equipamentos e utensílios necessários;
  • Despesas de registro da empresa, honorários profissionais, taxas, etc;
  • Capital de giro para suportar o negócio nos primeiros meses de atividade

Estima-se que para a abertura deste negócio será necessária a quantia entre R$50.000,00 a R$80.000,00 reais.

Como conseguir Clientes / Divulgação

Os meios para divulgação de uma loja de café expresso variam de acordo ao porte da loja e ao público-alvo escolhido. A distribuição de panfletos nas proximidades da loja, em local de grande circulação de pessoas, é uma boa forma de divulgar o Café.

Na medida em que houver um aumento do interesse e das possibilidades, poderão ser utilizados anúncios em jornais de bairro, jornais de grande circulação, rádio, revistas, outdoor e internet.

A divulgação através de site na internet representa uma alternativa muito interessante. Podem-se utilizar fotografias do ambiente e também dos produtos.

A promoção de vendas é uma estratégia bastante utilizada pelos empresários e incluem: descontos, brindes, estímulos para compra de quantidades maiores, etc.

A qualidade das embalagens, brochuras, catálogos de produtos, são itens muito valorizados na divulgação da loja de café expresso.

Outros recursos poderão ser utilizados e, se for de interesse do empreendedor, um profissional de marketing e comunicação poderá ser contratado para desenvolver uma campanha específica.

Passo a Passo para Formalização da Empresa / CNPJ

Passo 1: Organização Societária e Regime tributário

O objetivo desse artigo não é te passar informações técnicas e burocráticas sobre o processo de abertura de Café Expresso. Aqui vamos te passar somente uma visão geral do que você precisa saber para iniciar seu negócio. Até porque para fazer todo processo burocrático, nossa recomendação é que você procure um profissional da área para não ter surpresas desagradáveis durante o processo ou no futuro.

Caso também se interessa por assuntos mais técnicos, nos artigos abaixo explicamos um pouco mais sobre aspectos burocráticos do processo de abertura de empresa e CNPJ:

  1. Como Abrir um CNPJ? Guia Passo a Passo
  2. Como Abrir uma Empresa? Guia Completo e Definitivo

Na maioria dos casos, 99%, as pessoas estão a procurar de como montar uma ME ou EPP optantes do Simples Nacional, ou um MEI, micro empreendedor individual.

Um fato que não é possível se eximir é que ao abrir um Café Expresso
e começar a faturar ela terá que pagar impostos. E para calcular a tributação da companhia há vários regimes tributários que seu Café Expresso pode escolher anualmente. Para a correta escolha, sempre conte com a ajuda do seu contador. Os regimes tributários existentes são:

Quanto à organização societária da seu futuro Café Expresso, você pode encolher entre:

Se você estiver procurando como abrir um MEI, esse artigo termina aqui para você. Pois todo processo é online e é feito no portal do empreendedor. No próprio site do governo você tem todas as orientações necessárias e caso o MEI seja o ideal para você, visto que esse formato tem algumas limitações, você mesmo faz todo processo de abertura online.

Clique aqui para checar se seu Café Expresso pode ser optante do MEI, somente algumas atividades profissionais são permitidas.

Em caso de dificuldade, você também pode procurar um escritório de contabilidade ou um posto de atendimento do SEBRAE para atendimento gratuito.

Agora se você pretende constituir uma Micro Empresa ou Empresa de Pequeno Porte optante pelo Simples Nacional, ou até mesmo uma corporação do regime normal de tributação, continue seguindo nosso passo a passo.

Passo 2: Consulta de Viabilidade de localização

A consulta de viabilidade serve para checar se a empresa que se pretende abrir pode funcionar naquele determinado endereço, levando em consideração as características do empreendimento, fazendo uma relação entre os CNAEs das atividades e o endereço escolhido. Nessa fase também é verificado se o nome empresarial pretendido está disponível para registro na Junta Comercial do seu Estado.

Todo processo é eletrônico e feito pelo Portal de Serviços da Junta Comercial. Aqui cabe novamente o alerta de que você precisa procurar um profissional contábil para fazer o processo ou te orientar, visto que há detalhes importantes que devem ser verificados com cuidado.

Atualmente, a maioria das Juntas Comerciais e Prefeituras adotam o sistema da RedeSim / Via Única de Registro e Legalização de Empresas, assim todo processo de abertura de empresas se dá através de um sistema único integrado com todos os órgãos envolvidos. Para mais detalhes, consulte a site da junta comercial do seu estado.

Passo 3: Documentação necessária para Abrir seu Café Expresso

Com a viabilidade aprovada e com o nome empresarial pretendido também liberado para uso, o próximo passo é preparar toda documentação necessária para dar entrada no registro na Junta Comercial.

Como regra, a documentação exigida é:

  • Capa do Processo: Com o nome empresarial, atos e eventos para registro devidamente preenchida e assinada pelo administrador, sócio ou procurador ou do titular, representante legal, diretor. No caso de procurador, anexar procuração, com poderes específicos e, se por instrumento particular, com firma reconhecida.
  • Documentos de Identidade: de todos os sócios e sócios administradores, titular, representantes legais, diretores (cópias autenticadas em cartório).
  • Instrumento de inscrição: (Ato constitutivo, Contrato Social ou Requerimento de empresário), em única via, com as firmas de todos os sócios reconhecidas em cartório. Se a sociedade não for enquadrada na condição de micro empresa ou negócio de pequeno porte, o contrato deve conter visto de advogado.
  • DARF / Taxa cobrada pela Junta Comercial:  original, com código de barras, gerado pelo Sicalcweb (siteRFB), quitado, com autenticação mecânica do banco ou com o comprovante de pagamento, original, do valor pago correspondente ao ato.
  • DBE: (Documento básico de entrada do CNPJ) devidamente assinado, conforme instrumento apresentado.

Passo 4: Protocolar na Junta Comercial do Estado

Com toda documentação em mãos o próximo passo será dar entrada na Junta Comercial. Caso a junta comercial encontre algum problema na documentação apresentada, o processo é colocado em exigência e será necessário fazer a correção.

Caso esteja tudo em ordem, a empresa será registrada, as inscrições no CNPJ (da Receita Federal), CFDF ou Inscrição Estadual (da Secretaria de Fazenda) e o NIRE (da junta comercial) e a Inscrição Municipal (da prefeitura) serão gerados.

Importante destacar que com a nova sistemática adotada para abertura de empresas em várias juntas comerciais, a retirada de documentos aprovados se dá pelo próprio site. O documento vem assinado eletronicamente e sua autenticidade pode ser conferida pela internet por qualquer interessado.

Findado essa fase você já terá a empresa aberta, com as devidas inscrições. No entanto, a partir desse momento é que começam surgir as obrigações legais da empresa, principais e acessórias. Por isso agora é indispensável que seu negócio tenho um contador responsável para acompanhar e mantê-la regular.

Passo 5: Licenciamento / Alvará de Funcionamento do Café Expresso

Dependendo das atividades da empresa pode ser necessário obter Licenças / Alvará de Funcionamento ou credenciamentos e inscrição em órgãos de classe para poder funcionar regularmente.

Algumas atividades, em que a empresa não tem estabelecimentos físicos, por exemplo, a obtenção de licenças pode ser concedida de forma automática, direto do portal de licenciamento adotado pela Prefeitura / Administração Regional.

Como envolve questões relacionadas ao próprio negócio do cliente, a pessoa mais indicada para obtê-las é o próprio responsável pela empresa que conhece seu detalhes. Também há empresas especializadas que prestam esse tipo de serviço.

Passo 6: Principais Obrigações Legais de um Café Expresso

  • Emissão de Notas Fiscais: Todas as vendas precisam ser acobertadas por documento fiscal. Essa responsabilidade é sua;
  • Correto Cálculo dos Impostos: Essa é uma obrigação do seu contador e pode não ser uma tarefa tão simples, pois envolve o correto conhecimento da legislação tributária e das atividades do seu negócio.
  • Obrigações Acessórias: Consiste em informações que precisam ser enviadas ao governo e também é uma obrigação do seu contador, dependendo das atividades podem ser várias, mensais e anuais. Exemplo: PGDASDEFIS, LEF, SEFIP, RAIS, CAGED, ECD, DIMOB
  • Registro de Funcionários: Esse é um ponto que merece atenção especial por sua parte. A regra é simples: Tem funcionários? Então registre e os pague corretamente. Hoje os riscos trabalhistas são enormes e fazer o correto evitará muitos problemas.
  • Escrituração Contábil: Além de obrigatória por lei, sabendo usá-la corretamente é uma excelente forma de administrar as finanças da empresa. Também é fundamental para a fazer a apuração e distribuição de lucros isentos de mais impostos. Por isso a importância do correto registro de todas as receitas, despesas e extratos bancários na contabilidade.

Dica 1: Contabilidade Online para Café Expresso

É possível sim você mesmo fazer o processo de abertura de seu Café Expresso
, mas é altamente recomendado que você procure a ajuda de um profissional ou empresa especializada em processos de abertura, o mais indicado é procurar um escritório de contabilidade.

Há detalhes que somente que faz aberturas de Café Expresso diariamente estão por dentro, detalhes que podem fazer você não perder seu tempo e dinheiro por falta de conhecimento.

Entre em contato com a PJ Simples Contabilidade Online, peça o contato de especialista para analisar suas necessidades e te dar as orientações necessárias para você criar seu Café Expresso da melhor forma possível.

Dica 2: Por que contratar um escritório de contabilidade?

Um Café Expresso têm várias obrigações contábeis que precisam ser cumpridas no prazo e de maneira correta, evitando problemas como a cobrança de multas e juros pelo governo.

Uma realidade é que os pequenos Café Expresso nem sempre são capazes de manter uma equipe dedicada à contabilidade da empresa. Isso acontece porque o orçamento dessas empresas geralmente é limitado e, na maioria das situações, o tamanho e as metas da empresa inviabilizam a manutenção de uma contabilidade interna.

Nesses casos, para que o trabalho da área receba a atenção necessária sem comprometer o orçamento do Café Expresso, a dica é contratar um escritório de contabilidade, que assumirá as operações da empresa.

Além de reduzir custos internos, a parceria com uma empresa de contabilidade também traz outros benefícios para seu Café Expresso, tais como: Regularização e monitoramento do negócio fiscal, trabalhista e contábil; Otimização do planejamento financeiro e tributário; Suporte adequado para cumprimento das obrigações tributárias; Mais segurança e credibilidade para a empresa no mercado.

Dica 3: Outros artigos sobre abertura de empresas

Conhecimento informações na hora que você decide formar e inaugurar um Café Expresso nunca é demais, por isso, caso você queira saber mais detalhes sobre o processo de abertura de empresas e ler mais algumas dicas importantes, acesses esses outros artigos do blog da PJ Simples: