Como ter Controle do Fluxo De Caixa da sua Empresa?

101

Você já parou para pensar sobre como estão as finanças da sua empresa? O que você poderia fazer para otimizar o gerenciamento de seus recursos financeiros? Neste post, você entenderá melhor o fluxo de caixa e como essa ferramenta pode ser o pontapé inicial para você organizar melhor suas finanças.

O fluxo de caixa é, sem dúvida, uma das ferramentas mais úteis não apenas para controlar e gerenciar as finanças corporativas, mas também para tomar decisões extremamente importantes para a organização, como identificar a necessidade de cortes, investimentos e até realocação de recursos ou redefinição de processos.

Entendendo o Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que, apesar do nome, leva em conta não apenas o dinheiro em si, mas também os recursos disponíveis como contas correntes e aplicações de curto prazo.

Essa ferramenta é essencial para qualquer tipo de negócio, independentemente do tamanho, e indica a disponibilidade de recursos em um determinado período.

Fluxo de caixa na prática

Mesmo se você está começando o seu negócio, você já pode colocar seu fluxo de caixa em sua rotina. Assim, será necessário separar os saldos iniciais de suas contas correntes e de caixa e os investimentos de curto prazo.

Em seguida, usando uma planilha ou um software de gerenciamento, você só precisa registrar esses valores, bem como as entradas que serão representadas pelos recibimentos de sua empresa, valores referentes a clientes e outras receitas, bem como as saídas – representadas por o pagamento de salários, contas, fornecedores, entre outros desembolsos.

Depois de comparar os saldos de abertura com todas as suas entradas e saídas, você verá que o fluxo de caixa apresentará os recursos disponíveis em um determinado período e que podem ser usados ​​de acordo com suas necessidades.

Um passo a passo de como fazer isso

A primeira coisa a fazer é organizar as contas da empresa: onde estão disponíveis os recursos financeiros da empresa? Há mais de uma conta responsável por pagamentos ou recebimentos da empresa? Todos eles precisam ser organizados adequadamente, incluindo a “caixa de dinheiro” fornecida nas necessidades financeiras do dia-a-dia.

O segundo passo é identificar o valor inicial disponível nas contas, em cada período. Com a ajuda de planilhas ou software, esse valor será atualizado a cada lançamento e, portanto, é sempre válido verificar se os valores foram batidos.

Determine uma data fixa periódica para verificar, isso ajudará a identificar falhas de procedimento e as soluções certas para eles.

Em seguida, categorize as despesas e receitas. Somente números isolados não trarão a análise necessária para as decisões do seu gerente. Portanto, é necessário, além de especificar quais correspondem a despesas e receitas, categorizá-las todas. A que cada um dos valores de saída se destinou ? De onde vem cada valor de entrada?

Possibilidades de fluxo de caixa

E o que você pode fazer com a informação do fluxo de caixa? Por se tratar de uma ferramenta financeira, pode ser utilizada de diversas formas na gestão de sua empresa.

Uma dessas possibilidades é o fluxo de caixa projetado, que pode lhe dar uma boa idéia de suas finanças no futuro, permitindo que você conheça com antecedência as entradas e saídas que serão feitas em um determinado período.

Outro uso, que dependerá do nível de informatização desta ferramenta, é a separação das despesas em categorias, o que permite uma análise diferenciada por tipo e valor a ser gasto, que pode ser utilizado para planejar, substituir ou até mesmo cortar alguns gastos.

Você também pode separar os recibos por tipo, informando quais clientes são os que mais compram de sua empresa e também os melhores pagadores.

A importância do planejamento

Para uma empresa ter sucesso, independentemente do setor, precisa de planejamento. É a previsão de entradas e despesas que determinará quais são as principais ações que uma empresa deve tomar para crescer e atingir seus objetivos. Dentro deste escopo, o fluxo de caixa é essencial.

É através de dele que você analisa a sazonalidade, os períodos aos quais sua empresa está sujeita a receber menos ou gastar mais, e assim pode criar um plano de ação para não ficar descoberto. Por exemplo, pode ser que, em um dos meses, sua renda seja menor, mas, coincidentemente, suas despesas são mais altas, por causa dos impostos.

O planejamento baseado na análise do fluxo de caixa é que ele permite provisionar uma certa quantia de dinheiro em um dos meses, de modo a não prejudicar o caixa nos meses mais fracos. Por exemplo, sabendo que em dezembro você precisa pagar o décimo terceiro salário para seus funcionários, você pode criar uma economia mensal para que você não faça essa quantia pesar de uma só vez.

Essa economia também pode ser criada na forma de algum bom investimento de liquidez. Assim, seu capital continua a ceder, mas provisionado, de modo que quando chega a hora de saldar as dívidas não é preciso tirar tudo do faturamento do mês. Outra possibilidade é o pagamento antecipado de dívidas: se essa opção render algum tipo de bônus, vale a pena analisar a relação entre renda e desconto e julgar qual é a que mais sai.

Cuidando do seu fluxo de caixa

Alguns cuidados devem ser tomados para tornar o fluxo de caixa realmente eficaz, como relacionar todas as entradas e saídas, independentemente do valor, e de preferência usando um software de gerenciamento integrado que permita obter informações de outras áreas, como departamento de compras e vendas.

Fique atento também à periodicidade da elaboração, ou seja, o termo no qual a informação é inserida – que deve ser preferencialmente diária para que você tenha a informação em tempo real. Com todos os dados e análises financeiras disponíveis, não se esqueça de se concentrar no planejamento estratégico da sua empresa.

Muitos dos insights gerados por essa ferramenta são de grande importância para o futuro da organização e, portanto, precisam ser considerados nos ajustes do plano inicial. Isso garantirá um crescimento sustentável para o seu negócio!

Algumas dicas gerais para um bom gerenciamento do fluxo de caixa

Já mencionamos alguns conselhos para você fazer um fluxo de caixa eficiente. No entanto, alguns deles devem ser destacados. O uso de software de gerenciamento, por exemplo, é mais que essencial. Além de permitir acesso em tempo real às informações, permite que vários membros da mesma equipe acessem dados de qualquer lugar.

Delegar uma pessoa para ser responsável por gerenciar esses dados. Em grandes empresas, os profissionais de contabilidade geralmente são responsáveis ​​por monitorar esses fluxos mais de perto.

É importante que a transição da informação envolva todos os setores. Um centavo gasto é um centavo que precisa ser descrito no fluxo de caixa. Caso contrário, você corre o risco de planejar uma projeção de base fraca e o resultado pode ser desastroso.

Por fim, faça relatórios mensais ou periódicos. Esses dados compilados devem ser analisados ​​pelos acionistas, proprietários ou gestores, a fim de identificar se há espaço para redução de despesas ou mesmo oportunidades de aumento de receita por meio de investimentos. Acima de tudo, é essencial refletir sobre as informações obtidas, não apenas para arquivar o documento.

O fluxo de caixa pode ser um elemento vivo para o diagnóstico e a tomada de decisões em seu negócio. Para isso, mantenha-o sempre atualizado e envolva os responsáveis ​​por direcionar as políticas da empresa para que sempre seja possível evoluir nessa área.

Neste post você viu que, mesmo no início de suas atividades, é possível (e recomendado) usar o fluxo de caixa. Se bem trabalhada, pode trazer vários benefícios para o seu negócio.

Fonte: Sage