Gestão De Estoque: Saiba O Que É e Como Fazer De Forma Eficiente

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Gestão De Estoque: Saiba O Que É e Como Fazer De Forma Eficiente
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A gestão de estoque é uma das melhores maneiras de cortar custos dentro da empresa, de forma a evitar desperdícios e a situação de capital de giro imobilizado. No entanto, dependendo dos recursos de controle disponíveis e tamanho da empresa, bem como das dimensões do próprio estoque o processo pode não ser uma tarefa fácil!

Em vista disso, separamos algumas dicas de como fazer uma gestão de estoque de forma eficiente, a seguir. Continue a leitura!

Entenda o que é gestão de estoque

A gestão de estoque é uma forma de monitorar os itens que estão armazenados com a intenção de assegurar que os pedidos serão atendidos sem a necessidade de acumular prejuízos, seja devido a excessos ou escassez.

Um dos principais pontos a analisar durante essa operação é que o estoque sem movimento impacta diretamente no capital de giro da empresa, pois equivale a dinheiro sem movimento — parado.

Entendido isso, nos próximos tópicos vamos mostrar algumas dicas de gerenciamento de estoque.

Invista na tecnologia

A tecnologia automatiza os processos e pode otimizar diferentes operações. Com as ferramentas adequadas, é possível fazer a localização de produtos estocados e melhorar a realização do inventário, por exemplo. Se essas operações forem realizadas de forma manual ou usando meios ultrapassados exigirão mais tempo, o que resulta também em gastos mais elevados.

Um software de gestão é uma ferramenta que contribui para organizar as informações do setor, permitindo acompanhar mudanças, solicitar a permissão de funcionários que têm ou não o direito de dar baixa nos produtos armazenados no sistema, manter o controle sobre os materiais em escassez no estoque ou avaliar quais produtos apresentam pouca saída.

O software também permite fazer a verificação de dados com bastante precisão, o que reflete na melhor tomada de decisões e também permite uma gestão de acervo mais eficaz.

Negocie com os fornecedores

A negociação com fornecedores é de extrema importância para uma boa gestão de estoque. O primeiro passo é escolher fornecedores confiáveis, que sejam pontuais na entrega e ofereçam flexibilidade no pagamento (formas e prazos de pagamento). Assim, você evita ficar sem atendimento ou produtos em horas difíceis.

Outra dica importante é fazer pedidos antecipados, projetando as demandas (como as demandas sazonais). Desse modo, é possível ter alguns benefícios, como melhores condições de pagamento, incluindo descontos — pedidos de última hora apresentam o inconveniente contrário, ou seja, costumam custar mais caro.

Crie regras e padrões para a organização

O armazém onde ficam os estoques devem ser mantidos organizados e limpos. O local onde está cada categoria de produtos precisa respeitar as condições de armazenamento definidas pela natureza desses produtos.

Há, por exemplo, itens que precisam ser mantidos sob uma temperatura específica constante. Questões como umidade, circulação de ar e acessibilidade também devem ser consideradas: produtos com maior demanda devem ficar mais acessíveis, os frágeis devem ser colocados em locais mais seguros e os muito pesados devem ficar perto do chão ou diretamente sobre ele.

Além disso, o armazém precisa usufruir de espaço para o trânsito dos funcionários, máquinas e equipamentos, como esteiras e carrinhos.

Faça o controle de entradas e saídas

É importante também controlar o fluxo de entrada e de saída dos produtos. A gestão de estoque deve manter sob controle todos os itens que entram e saem do estoque com uma rigorosa fiscalização. Quanto mais claros forem os pontos que envolvem suas responsabilidades, mais fácil será solucionar os problemas.

Defina o ponto de pedido

Para evitar um estoque muito cheio de produtos —  ou, por outro lado, com poucos produtos — uma ótima solução é definir o ponto de pedido. Esse ponto equivale exatamente ao momento de fazer uma nova solicitação.

Para definir o ponto de pedido, é preciso determinar a quantidade mínima de cada produto. Essa quantidade corresponde ao mínimo a que pode chegar uma determinada mercadoria sem comprometer o atendimento ao público.

É importante também definir uma quantidade máxima, visto que não compensa acumular itens no estoque, mesmo considerando o chamado “estoque de segurança”. Para isso, analise critérios como sazonalidade, prazo para entrega de cada produto, rotatividade (giro de estoque), o preço, a economia de escala quando são feitos pedidos antecipados e assim por diante.

Realize um inventário

O inventário é a contagem periódica dos produtos estocados. Com uma tecnologia adequada, é possível realizar inventários mais precisos, comparando o que foi contado in loco com os números registrados no sistema.

É fundamental ter todos os tipos de produtos registrados e sua quantidade. Acompanhando o fluxo de entrada/saída, é possível fazer uma revisão desses dados e colocar as datas de movimentação.

O inventário é um procedimento que evita muitas falhas. Por esse motivo, é essencial centralizar essa operação em uma equipe específica ou profissional qualificado.

Defina uma margem de perdas

As perdas são inevitáveis em qualquer negócio, mesmo considerando uma gestão de estoque eficiente. Inclusive elas podem ser duplas, ou seja, tanto na compra quanto na venda da mercadoria, como ocorre com os produtos com qualidade vencida. Por isso, o gestor deve determinar um limite de perdas e danos e procurar se manter sempre dentro dele.

Treine seus colaboradores

Treinar os colaboradores é de fundamental importância para que as operações de estoque sejam bem realizadas. O recomendável é que uma pessoa assuma a liderança e verifique todos os dias como as atividades estão sendo desempenhadas e quais funcionários e processos precisam de melhorias.

Dessa forma, o sistema de trabalho ficará bem monitorado e os profissionais estarão sempre aptos a desenvolver suas atividades.

Faça o saneamento de estoques

Sanear os estoques é um procedimento que envolve separar as mercadorias já ultrapassadas ou que não estão sendo movimentadas nos últimos meses.

Para isso, o gestor pode criar uma promoção, inclusive combos permanentes. Também poderá enviar alguns itens para reciclagem ou descartá-los, dependendo de sua natureza e potencial de reaproveitamento — alimentos vencidos, por exemplo, devem ser descartados (não existe promoção possível para eles).

Assim, o saneamento de estoque oferece dois benefícios principais:

  1. contribui para liberar espaço no armazém;
  2. permite lucrar com promoções.

Finalmente, conheça os tipos de estoque

Existem estoques que são permanentes e outros temporários. No primeiro caso, o monitoramento deve ser feito em tempo real e existe a previsão de reposição de cada produto, a partir do momento em que ele atinge uma quantidade mínima.

Já o estoque temporário serve para complementar a avaliação da gestão de estoque e deve ser aplicado para manter o balanço patrimonial. A finalidade é evitar que um produto falte.

Em relação à mensuração, existem os seguintes modelos de estoque:

  • físico: considera a quantidade;
  • valor monetário: calcula os investimentos dos gastos com cada produto.

A gestão de estoque é uma estratégia que deve ser aplicada em qualquer empresa, de modo a desenvolver um trabalho prático e enxuto, que atenda as demandas dos clientes sem custos muito altos.

Ref.: Grupo Fatos