Carta de Correção NFe: Regras, como fazer e imprimir a carta de correção?

Como emitir uma Carta de Correção NFe e quais são as regras para isso? Neste artigo, o PJ Simples separou um tutorial completo. 

Quem trabalha em campos de tributação, faturamento ou outras áreas relacionadas a administração de empresas ou setores públicos com certeza está familiarizado com questões burocráticas referente a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, a famosa NFe. Esse documento é o que garante a regularidade em negociações de compra ou venda de produtos e serviços.

A partir do momento em que a nota fiscal é emitida, ela não deve sofrer alterações, a não ser em alguns casos específicos. Porém, o documento emitido só pode ser alterado a partir de uma carta de correção.

A carta de correção é um recurso utilizado em alguns casos para evitar que a nota fiscal seja cancelada sem uma real necessidade ou que outras notas sejam emitidas como ajuste. Essa opção foi regulamentada em julho de 2011, chamada de Carta de Correção Eletrônica (CC-e), onde tem o objetivo de corrigir erros nas Notas Fiscais Eletrônicas que foram emitidas com alguma informação incorreta.

Afinal, você sabe o que é e quais os critérios que permitem a criação de uma carta de correção, quando ela pode ser usada e como emitir o documento auxiliar? Trouxemos um guia completo para ajudar você a entender um pouco melhor desse assunto, com algumas regras para utilizar, o que pode ou não ser alterado e os prazos para emissão da Carta de Correção.

O que é a Carta de Correção

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é um documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica que tem como objetivo corrigir as informações incorretas de um documento que já foi emitido e autorizado pelos órgãos competentes, não podendo ser alterado.

Dessa forma, a CC-e é um documento emitido em PDF e em XML que deve ser assinado através de certificado digital. A diferente entre a CC-e e a NFe é que a carta tem o texto livre e um limite de 1000 caracteres, onde o emissor deverá indicar as informações que deverão ser corrigidas de forma objetiva para que a Nota Fiscal que foi emitida com informações erradas possa ser corrigida sem necessidade de cancelamento. Esse arquivo de correção irá fornecer quais os erros foram cometidos e, em seu texto, indicar a informação correta, devendo ser anexado a Nota Fiscal que já está emitida e foi autorizada.

No entanto, é necessário ter atenção, pois nem todas as informações incorretas da Nota Fiscal Eletrônica podem ser corrigidas através da Carta de Correção. Em alguns casos, o cancelamento da NF-e deve ser realizado.

Objetivo da Carta de Correção

O principal objetivo desse documento é corrigir os erros de algumas áreas específicas da Nota Fiscal, onde suas informações foram preenchidas de forma incorreta e, com isso, evitar o cancelamento e a necessidade de emitir uma nova nota.

Prazo para emissão de uma Carta de Correção Eletrônica

O prazo liberado pela SEFAZ para que uma Carta de Correção seja criada é de, no máximo, 30 dias. O prazo começa a valer a partir da data em que o órgão autoriza a Nota Fiscal Eletrônica.

 Forma correta de preencher a Carta de Correção Eletrônica

Antes de emitir sua Carta de Correção, fique atento sobre os seguintes itens. Se algum deles não estiver de acordo com sua situação ou você não seguir as regras para sua emissão, a CC-e não poderá ser anexada com a Nota Fiscal Eletrônica. Confira:

Confira se ainda está dentro do prazo em que é permitido emitir uma Carta de Correção Eletrônica; verifique se a alteração que necessita está permitida pelas regras dos órgãos competentes; o texto deve ter no máximo 1.000 caracteres; o texto deve ser objetivo e fácil de ser compreendido; para se referir a informação que necessita de correção, utilize a frase “altere o elemento X por Y”; as frases devem ter, no mínimo, 15 caracteres; não são aceitos acentos nas palavras; símbolos não podem ser utilizados.

Como a CC-e é autorizada

A forma como a Carta de Correção Eletrônica é avaliada não leva em conta seu conteúdo, ou seja, não passa por validações sobre os itens que foram corrigidos. O que é considerado é a quantidade mínima e máxima de caracteres, com o documento sendo anexado junto à Nota Fiscal Eletrônica em seguida.

Com isso, quando a Nota Fiscal em questão for visualizada por algum motivo, seja por um auditor fiscal, agentes envolvidos na emissão, pelo emitente, destinatário ou qualquer outro interessado, a Carta de Correção será exibida em conjunto.

O XML da Nota Fiscal Eletrônica não sofrerá alterações, pois a Carta de Correção é considerada um arquivo que permanece em anexo à NF-e, com suas observações sobre os dados incorretos do documento, ou seja, o XML referente a Nota Fiscal Eletrônica permanecerá com as informações erradas.

Há dois resultados que podem ser apresentados após o registro da Carta de Correção Eletrônica: o primeiro informa que “o evento foi registrado e está vinculado à NF-e”, enquanto o segundo afirma que “o evento foi registrado, mas não vinculado à NF-e”. Nesse primeiro caso, a operação fica armazenada em um repositório do Sistema de Registro e Eventos. Já no segundo caso, inúmeros motivos podem resultar nele e é necessário verificar com o órgão competente.

Agora, se a Carta de Correção sofrer rejeição, o próprio sistema informará o código referente ao motivo para que o indivíduo possa verificar e corrigir o problema.

Quais as informações que podem ser corrigidas

Confira abaixo quais os dados que podem ser corrigidos através da Carta de Correção Eletrônica:

• Código de Situação Tributária (porém, não pode alterar valores fiscais);
• Descrição de produto (mas não pode mudar a alíquota do imposto);
• Dados do transportador;
• Acondicionamento, volume e peso;
• Código Fiscal da Operação (nesse caso não pode alterar a natureza de impostos);
• Endereço do destinatário (não pode alterar totalmente o endereço informado na NF);
• Razão social do destinatário (nesse caso também não é possível mudar tudo, ou seja, se errar o nome completo, precisará emitir nova nota);
• É possível corrigir outras informações específicas, como o erro da operação, item que indique benefício à saída de determinados produtos e outras situações.

Quais as informações não devem ser corrigidas na Carta de Correção NFe

Existem algumas situações onde não é permitido usar a Carta de Correção Eletrônica para corrigir os dados que foram informados erroneamente. Nesses casos, cancelar a nota fiscal e emitir uma nova é a única saída para que as informações sejam colocadas corretamente. Para a Nota Fiscal modelo 55, o cancelamento pode ser realizado até 24 horas depois da SEFAZ autorizar o documento.

Confira abaixo quais são os dados que não podem ser corrigidos através da Carta de Correção Eletrônica:

Referente a valores: valor da operação; valores fiscais; valor total da Nota Fiscal; valor do imposto; base de cálculo de imposto; diferença de preço; alíquota; quantidade;

Referente a operação ou descrição de mercadorias que altera alíquota: correção dos dados cadastrais, como a mudança completa do nome do destinatário ou emitente; mudança completa do endereço do destinatário; data de saída dos produtos.

Como preencher a Carta de Correção NFe

A Carta de Correção Eletrônica possui um campo para preenchimento com a descrição de todas as motivações que você quer realizar na Nota Fiscal. Há diversos exemplos na internet de CC-e prontas para se inspirar.

Algumas orientações devem ser seguidas para que o documento não seja rejeitado pela SEFAZ, como o modelo que deve seguir os padrões definidos. Outro item que deve ser levado em consideração é que a carta de correção não deve ultrapassar os mil caracteres no campo “novo valor” e deve ter no mínimo 15 caracteres.

A descrição precisa ser objetiva, sem acentos e símbolos especiais, além de ter as correções muito claras. É válido lembrar que a Nota Fiscal Eletrônica pode ser corrigida até 20 vezes, ou seja, você pode criar 20 CCes para cada NF-e, porém, sempre que uma nova correção for realizada, a anterior é excluída, tornando necessário sempre adicionar as correções da carta anterior na nova.

Para validar a Carta de Correção Eletrônica, o emitente deve assinar com o Certificado Digital. O documento é simples de ser redigido, sendo necessário apenas ser conciso com as palavras e objetivo nas mudanças que deseja fazer no documento.

Como emitir a Carta de Correção NFe

Agora que as principais dúvidas sobre as limitações e as possibilidades no uso desse importante recurso para garantir a correta informação nas Notas Fiscais, vamos mostrar o passo a passo para fazer uma CC-e:

• Para conseguir realizar esse procedimento em poucos passos e de forma bem fácil, existem diversas plataformas que garantem a emissão de notas fiscais e cartas de correção. Nesse exemplo, utilizaremos o módulo fornecido pela Tecnospeed.
• Para isso, faça login na plataforma e clique em Enviar CCe;
• Preencha todas as informações solicitadas, entre elas, estará a chave de identificação da Nota Fiscal Eletrônica, o texto com a descrição da correção que deve ser realizada, a data e hora de emissão, o código do estado que emitiu, o lote da nota e o número, entre outros;
• Após todo o preenchimento, finalize a operação;
• Um código XML da Carta de Correção será gerado e permanecerá na pasta Destinatário, sendo enviada para a SEFAZ em seguida;
• Você também receberá um e-mail sobre o resultado desta solicitação.
• Fique atento sobre as limitações desse serviço, se evitar usar os itens que não são aceitos pelo órgão competente, as chances de dar erro na sua solicitação serão mínimas.
• A impressão da Carta de Correção Eletrônica deve ser realizada na mesma plataforma, clicando em “imprimir CC-e”.
• O emissor também pode salvar o arquivo em seu computador e deve manter o arquivo digital da Carta de Correção com as informações sobre o Registro do Evento da SEFAZ.

A impressão da CC-e é obrigatória?

Como o documento emitido para corrigir a Nota Fiscal pode se manter digitalizado, a impressão não é obrigatória e, dessa forma, reduz os custos para o emissor. É claro que se preferir, ela pode ser impressa.

Uma das formas de imprimir a CC-e para tê-la em mãos é acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, podendo consultar a Nota Fiscal completa, incluído esse documento auxiliar de correção. Para isso, tenha em mãos a chave de acesso da Carta de Correção e a imprima gratuitamente.

É mais indicado enviar Carta de Correção NFe ou cancelar?

Nos casos em que o emitente inseriu algum dado incorreto na Nota Fiscal Eletrônica que não pode ser corrigido através do documento auxiliar da Carta de Correção, a única saída é optar pelo cancelamento.

Porém, preste atenção ao prazo instituído pela SEFAZ do seu estado antes de prosseguir com o cancelamento, ele pode mudar de uma região para outra.

É preciso também entender que o cancelamento não é permitido em todos os casos, sendo atribuído apenas quando há erros de cálculo ou digitação, quando o cliente desiste de uma compra e apenas se a mercadoria não foi enviada ao destinatário.

Não esqueça que para cancelar uma nota fiscal é preciso ter certeza de que é necessário pois, após cancelada, o documento não pode ser recuperado.

Evitar informações corretas para Carta de Correção NFe

Com todas as informações, ficou claro como é simples fazer uma Carta de Correção, tendo como o responsável pela emissão a empresa que efetuou uma venda e com o objetivo de evitar futuros problemas com os órgãos fiscais ou até mesmo com seus clientes. Por isso, é necessário tomar bastante cuidado no processo e realizar todos os procedimentos necessários dentro do prazo estipulado.

Se não for possível realizar a correção das informações presentes na NF-e, o ideal é cancelar o documento para evitar dores de cabeça futuramente. No entanto, a melhor saída é sempre tomar muito cuidado para evitar erros nas Notas Fiscais, não sendo necessário então emitir documentos auxiliares ou cancelar e emitir uma nova nota pois, além do retrabalho, o emitente corre o risco de perder prazos e ter prejuízos perante o fisco.

Já que o Brasil conta com uma carga tributária complexa, é melhor se prevenir para não ter problemas. Se for realmente necessário fazer o procedimento de correção, leia o regulamento de ICMS do seu estado para saber se em seu caso há a possibilidade de corrigir os dados através do documento.

Leia também: SEFAZ Estadual: Lista de sites de todas as UFs, consulta NFe e certidão CND