Folha de Pagamento: Como é feita a folha de pagamento de uma empresa?

Procurar saber o que é folha de pagamento é estar em uma busca por melhorias financeiras e tributárias.

Quando se empreende é inegável a necessidade de buscar buscar melhorias em diversos aspectos dentro dos rendimentos.

Adquirir clientes fiéis, ter um maior fluxo de caixa, conseguir uma boa rentabilidade mensal. Mas isso não é o mais importante.

Tampouco é a única coisa a ser visada. Afinal, é preciso lidar tanto com os direitos quanto com os deveres.

E com deveres infere-se a folha de pagamento, que apresenta um papel crucial para a organização do pagamento de funcionários de uma empresa.

Por meio dela é possível ter um controle melhor da gestão dos recursos que são entregues como pagamento aos funcionários.

As folhas de pagamento podem ser feitas no Excel. Além disso, essas podem ser usadas pela equipe de contabilidade de uma empresa ou mesmo por um ME que precisa pagar seu restrito número de funcionários.

A grande verdade é que manter a organização frente a uma empresa é crucial para que consiga permanecer em bom funcionamento.

Por isso, para que os eleitores aprendam mais sobre folha de pagamento e consigam ter uma empresa mais organizada, aqui está um artigo sobre o assunto.

Assim, por meio do conhecimento sobre a necessidade de ter uma folha de pagamento é possível que os leitores possam atribuir essa ferramenta contabilística a seu favor.

O que é folha de pagamento?

Em suma, a folha de pagamento nada mais é do que um documento, em diferentes formatos, que contribui para a contabilidade dos pagamentos efetuados para funcionários de uma empresa.

A folha de pagamento é, antes de mais nada, um recurso que ajuda empreendedores a agirem de forma mais organizada quanto a seus compromissos contabilísticos. E é uma obrigatoriedade para todas as empresas segundo a Lei da Folha de Pagamento.

Aqueles que são remunerados em uma empresa, ou seja, todos aqueles que trabalham, precisam receber seus honorários.

Visto isso, ter uma forma de organizar e gerir esses honorários é uma das funções das folhas de pagamento.

Um exemplo claro em que a folha de pagamento se faz útil tanto para um contratante quanto para um contratado é no momento de demissão.

Assim como está redigido no código trabalhista brasileiro, é de extrema importância que todos os honorários por serviço, descontos de salário, acréscimos, pagamentos para previdência e diversos outros tipos de pagamento sejam regularmente feitos.

Visto que a folha de pagamento de uma empresa é útil na organização dos pagamentos, esse tipo de registro para um funcionário pode ser útil para que o mesmo saiba se teve todos os seus direitos trabalhistas garantidos.

E sua utilidade é a mesma para um contratante: ao demitir um funcionário, o patrão deve estar em dia com todos os pagamentos que devem ser feitos ao funcionário.

A partir disso fica expressa a importância da folha de pagamento para um contratante: manter-se a par de todos os pagamentos que devem ser feitos  para estar em dia com seus funcionários e a previdência.

E, claro, declarar os pagamentos feitos. Isso é importante para questões contabilísticas de uma empresa.

Caso contrário, ao rescindir o contrato com um funcionário cujo o qual possui pendências de pagamento existem grandes chances de ocorrer um processo trabalhista.

Portanto, a conduta certa de um contratante honrado, ou seja, que arca com suas pendências, é a de possuir uma folha de pagamento detalhada e organizada com todos os pagamentos, pendências e demais registros ligados aos salários de seus funcionários.

Como é feita a folha de pagamento de uma empresa? 

Antes de formatar uma folha de pagamento é importante que aquele que ficou responsável por sua organização e criação tenha em mente alguns aspectos chave para fazer qualquer folha de pagamento.

Por isso, aqui estão os principais aspectos a serem acrescentados numa folha de pagamento. Primeiramente, é preciso que ali haja todas as informações quanto a processos de admissão e demissão na empresa.

Ter um controle quanto a isso é de suma importância, mesmo que muitas empresas não façam isso. Deixar documentada a saída ou entrada de alguém do quadro de funcionários é um compromisso que toda empresa deve prestar.

Em segundo plano, outro aspecto crucial para fazer uma folha de pagamento é categorizar os funcionários.

Isso ajudará na distribuição dos pagamentos, organização dos honorários, fichamento de cada funcionário e claro, contribuir para a base de cálculo de cada salário.

Assim como foi mencionado anteriormente nas últimas seções do texto, ter o registro de horas trabalhadas, faltas e outros aspectos é algo importante numa folha de pagamento.

Então esse é o terceiro principal aspecto que deve estar presente numa folha de pagamento. Da mesma forma, registrar todos encargos e descontos. Esses pontos são extremamente importantes para a organização do caixa, bem como do conhecimento sobre os benefícios e encargos de cada funcionário para a empresa.

E já que se falou sobre encargos, um outro aspecto que deve estar presente na folha de pagamento de qualquer empresa é o registro de pagamento de FGTS.

Além disso, organizar duas diferentes seções para salário bruto e líquido pode contribuir para que a contabilidade de uma empresa saiba quanto e se será preciso abater algum encargo derivado de INSS, IR e afins.

Ademais, cabe àquele responsável por montar a folha de pagamento decidir o modelo que considerar mais eficaz para aplicar na gestão das contas da empresa.

Cálculo da folha de pagamento: O que compõe  o valor total ?

Em suma, o valor total da folha de pagamento é composto por todos os encargos somados a salários, descontos, benefícios, horas extras e outros valores em uma conta básica de subtração.

Para fazer a conta é simples: primeiro é preciso estabelecer o valor do salário bruto desse trabalhador.

Em seguida, é preciso subtrair deste valor o FGTS, o INSS, o IRSS, vale transporte e vale alimentação.

Com isso, têm-se o valor total de pagamento de uma folha de pagamento.

Vale ressaltar que os valores a ser descontados podem variar de acordo com a porcentagem dos descontos a serem aplicados na folha de pagamento.

Quem faz a folha de pagamento de uma empresa?

Geralmente, quem faz a folha de pagamento de uma empresa é um responsável pelo departamento de pessoas.

Entretanto, existe também a possibilidade disso ser realizado pelo setor financeiro(contabilidade)  ou por um serviço terceirizado de contabilidade.

Todavia, hoje em dia existem alguns softwares capazes de realizar a feitura da folha de pagamento sem que um empreendedor fique refém da necessidade de terceiros para aplicar conhecimentos técnicos e específicos na folha.

5 dicas para reduzir os gastos da folha sem fazer demissões

Momentos de cogitação de demissões para reduzir gastos da folha de pagamento é algo pelo que diversas empresas passam ou já devem ter passado em algum momento.

E realmente existem momentos em que não é possível reduzir gastos sem fazer cortes.

Entretanto, aqueles que precisam de alguma alternativa para reduzir gastos sem ter que fazer demissões tem alternativas para reverter a situação.

Primeiramente, é preciso entender que gastos além dos limites em uma folha de pagamento é um forte indício de desequilíbrio em algum aspecto do ambiente de trabalho.

Seja a rotina dos funcionários ou quaisquer outros detalhes implícitos à empresa que devem passar por alguma alteração para que a folha de pagamento feche em um valor razoável. Ou seja, dentro dos limites estabelecidos para a folha.

Com isso, a primeira dica é fazer uma redução no número de horas extras. Afinal, acréscimos financeiros aos colaboradores em situações que o caixa da empresa está “arrochado” pode não ser uma boa ideia.

Em momento em que a empresa está passando pela necessidade de cortes de gastos é preciso considerar uma maneira de tornar os colaboradores mais produtivos e eficientes para que seja possível evitar as horas extras.

Por isso, ter um prestador de serviço em contabilidade de confiança ou mesmo um setor de contabilidade sólido na empresa é útil nesse quesito. Assim fica mais fácil ter controle sobre questões como essa de horas extras.

Segunda dica para cortar gastos: Home office

A segunda dica, e talvez uma das mais importantes principalmente em período de pandemia como o de agora é: tentar o home office.

Apesar de não ser o modelo convencional, esse pode ser de muita serventia para cortar gastos. E visto o período de pandemia em que estamos vivendo no momento, é possível que nenhum estranhamento aconteça por parte dos funcionários.

Optar pelo home office é a maneira mais inteligente de cortar gastos e é totalmente aplicável ao “novo normal”.

Terceira dica para cortar gastos: Evitar demissões

Se a ideia é cortar gastos, talvez demitir um funcionário improdutivo ou que simplesmente não esteja gerando lucro tanto quanto gastos não seja a melhor das ideias.

Afinal, demitir alguém é algo muito custoso. E, geralmente, manter alguém trabalhando na empresa e, de alguma forma, tornar essa pessoa mais produtiva pode ser a melhor ideia.

Usar sistemas de recompensa não financeira por meio de parcerias comerciais com algum estabelecimento que pode oferecer benefícios aos funcionários é uma boa forma de trazer mais estímulo aos trabalhadores.

E mesmo que aqui esteja sendo dito que demitir não é a melhor opção, há quem possa duvidar.

Por isso, aqui estão alguns exemplos de pagamentos que devem ser feitos a um funcionário demitido:  Seguro desemprego, FGTS, multa de 40% sobre o FGTS e rescisão trabalhista.

Claro que isso se aplica apenas a demissões sem justa causa. Mas ainda assim podem ser encargos pesados para uma empresa com poucos recursos.

 Quarta dica para cortar gastos: Rever excessos em departamentos

Muitas empresas, em momentos de euforia, ou seja, em momentos em que tudo está bem e as finanças vão bem, acabam criando mais departamentos ou injetando mais dinheiro em seus departamentos do que seria recomendável.

Dessa forma, em momentos de crise financeira, é imprescindível cogitar a possibilidade de eliminar alguns departamentos, unir a outros ou simplesmente cortar gastos.

Para fazer isso, basicamente, basta ter uma folha de pagamento bem organizada e de acordo com as dicas que aqui foram estabelecidas para que uma folha de pagamento seja bem organizada, eficiente e que contribua com a contabilidade de uma empresa.

Quinta dica para cortar gastos: gerir com criatividade e bons estímulos

Apesar de parecer uma ideia ruim para momentos de crise financeira em uma empresa, gerir uma empresa com criatividade, inovação e levar bons estímulos aos empregados pode ser uma ideia.

Apesar de parecer algo banal, manter os trabalhadores alinhados com a filosofia da empresa é um dos aspectos mais importantes para que essa tenha um bom desempenho.

Entretanto, na “correria” do cotidiano de uma empresa quase não se fala sobre isso. Tampouco usa-se a criatividade para alinhar os funcionários a filosofia da própria empresa.

E isso pode acabar afetando a produtividade, quantidade de gastos e diversos outros aspectos que podem levar uma empresa a precisar de cortes de gastos.

Por isso, investir tempo para acompanhar de perto o processo de cada um dos setores da empresa, trazer inovações para o ambiente de trabalho, oferecer estímulos sem a necessidade de gastos (como a sugestão de parcerias comerciais mencionada anteriormente) e estar sempre proporcionando bons estímulos aos empregados num momento de crise, é o melhor a se fazer.

Apesar do ambiente de trabalho precisar ser competitivo e exigente, é em momentos de “arrocho” que deve-se repensar a maneira com que uma empresa funciona.

Por isso, usar a própria criatividade e trazer bons estímulos pode sempre ser uma ótima ideia para situações como essas serem revertidas.

Conclusão

A partir deste artigo foi possível introduzir aspectos gerais sobre a folha de pagamento. É preciso estar ciente de todos os detalhes, inclusive sobre a Lei de Folha de Pagamento.

As diretrizes a serem seguidas estão todas presentes nessa lei e podem ser facilmente acessadas pela internet ou demais meios de acesso a normas da previdência Social.

O artigo 225 no decreto 3048/99 é a referência para a formulação de uma folha de pagamento e deve ser devidamente seguido.

Caso contrário, problemas trabalhistas e previdenciários podem vir a acontecer.

Além disso, aqui foram dadas importantes dicas para evitar demissões no corte de gastos.

É claro que nem todas se aplicam à realidade de todas empresas. Entretanto, vale tentar aplicar ao menos uma das dicas aqui passadas para evitar demissões em uma empresa.

Enfim, esses foram os detalhes sobre Folha de Pagamento que todos envolvidos com o tópico devem saber. Mas caso haja interesse em se aprofundar mais no assunto, leis e afins, basta acessar o portal da Secretaria da Fazenda e ir até a sessão de demonstrativo de pagamento.

Todas as minúcias  quanto ao assunto ficam presentes nessa seção do site do Min. da Fazenda.

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